La Direction Aménagement Energie de la Communauté d'Agglomération Sophia Antipolis recherche un(e) responsable de gestion - coordination administrative et financière :

Assister la direction (mutualisée CASA / Ville d’Antibes) en matière de suivi administratif sur les missions suivantes :

 Elaboration des pièces des marchés et suivi administratif :

• Suivi des marchés de la direction : échéances, montant maxi, engagements, facturation
• Assister les agents à la réalisation des pièces administratives des marchés
• Lien avec la direction de la commande publique CASA et ville d’Antibes, et la coordination de la DGA DEAD

 Actes et délibérations :

• Programmation et suivi des délibérations en lien avec les agents (conseil municipal, bureau communautaire, conseil communautaire), signature des actes exécutoires.
• Organisation et suivi des commissions préalables d’élus
• Suivi des décisions, arrêtés et conventions
• Lien avec la direction des Assemblées CASA et ville d’Antibes, et la coordination de la DGA DEAD

Participer à l’élaboration du budget et au suivi de son exécution :

• Préparation des maquettes budgétaires,
• Suivi des engagements financiers, des bons de commande et de la facturation, attribution de subventions.
• Suivi des recettes (subventions, recettes de service)
• Suivi de l’exécution du budget (flux de facturation, Engagements non soldés, soldes lignes budgétaires..)
• Lien avec la direction des Finances CASA et ville d’Antibes, la coordination avec la DGA DEA

Suivre des tableaux de bords (actes, marchés, finances/budget) et mise à jour des fiches procédures

Gestion du courrier et des parapheurs

 Gestion de la direction (accueil, organisation générale, fournitures, classement, archivage…)

 Aider à l’organisation et à la planification de l’activité professionnelle du directeur, prise de rdv, suivi des dossiers du personnel et lien avec les responsables des services

 Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique, tenue et mise à jour de fichiers et documents, reporting et compte rendu de réunions.

Savoir être :

• Organisation
• Efficacité
• Rigueur
• Disponibilité
• Implication
• Loyauté
• Esprit d’équipe
• Force de proposition
• Discrétion

CONNAISSANCES :

• Connaitre le contexte et les enjeux de la CASA et de la Mairie d’Antibes ainsi que les missions de la direction
• Maitriser le fonctionnement de la collectivité et de la ville
• Maitriser les règles de l'expression orale et écrite de qualité
• Maitriser les outils bureautiques, logiciels métiers, internet et intranet
• Connaitre les procédures liées à la commande publique et l’exécution de marchés nécessaires à l’activité de la direction
• Connaitre les aspects financiers et comptables nécessaires à l’activité de la direction
• Connaître les aspects liés aux instances délibérantes et commissions
• Réaliser des tableaux de bord et outils de planification et suivi
• Assurer l’accueil téléphonique et physique

COMPETENCES :

• Assister le directeur dans ses fonctions et répondre à ses consignes
• Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
• Savoir s’organiser et gérer son temps
• Intégrer les priorités de la direction définies par la hiérarchie dans la gestion quotidienne de ses activités
• Suivre les projets et activités de la direction, mettre en place et renseigner des tableaux de suivi de ces activités
• Préparer et suivre l'exécution budgétaire, les marchés et les actes de la direction
• Réaliser et mettre en forme tous types de travaux de bureautique
• Réaliser, vérifier et corriger les documents administratifs sortants
• Organiser les circuits de signature et de transmission des documents entrants et sortants
• Prendre des notes et réaliser des comptes rendus clairs et concis
• Assister à des réunions et restituer l’information
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers
• Assurer l’accueil téléphonique, renseigner les interlocuteurs et transmettre les messages
• Gérer les aspects moyens matériels et logistique
• Réaliser le suivi administratif des dossiers du personnel en lien avec la DRH et le Directeur